Les habitudes de collaboration prises pendant le confinement auront-elles raison des salles de réunion ?
Après plusieurs semaines de confinement et la mise en place parfois chaotique mais souvent réussie du télétravail, nous n’allons pas entrer dans le débat « le monde d’après ». Mais s’il y a bien un domaine pour lequel il sera difficile de revenir en arrière, c’est bien celui du travail à distance et du management des équipes, qui va passer rapidement de « contraint » à « choisi ».
Les entreprises assimilent qu’un grand nombre de collaborateurs peuvent travailler hors des bureaux. Et ces derniers ont pour leur part compris le gain de temps et d’efficacité possible !
Il est bien trop tôt pour connaitre les conséquences de la crise actuelle sur le devenir et la conception des projets immobiliers des entreprises. Cependant, nous pouvons logiquement considérer que l’effet le plus immédiat concernera la prise en compte au quotidien de l’éclatement des équipes et l’explosion des déploiements des solutions collaboratives.
La salle de réunion a-t-elle un avenir dans ce contexte où le moindre écran de PC permet de réunir des dizaines de personnes ?
La réponse est oui ! Dans la mesure où elle change de fonction, elle devient une salle de collaboration où il est possible de recréer un lien fort et efficace entre les collaborateurs sur les sites et ceux qui pratiquent plus ou moins occasionnellement le télétravail.
Il est possible de distinguer plusieurs types de salles de collaborations qui ont toutes en commun le fait de mettre à disposition les outils qui permettront de conserver les avantages du télétravail tout en accordant le meilleur confort aux salariés sur les sites de l’entreprise.
La salle « Byom », « Bring Your Own Meeting » ou « Viens avec Ta propre Réunion »
propose aux collaborateurs d’organiser des réunions avec leurs propres appareils, PC et les outils collaboratifs fournis par l’entreprise dans la plupart des cas.
Je programme ma réunion collaborative sur mon PC (ou je réponds à une invitation envoyée par un correspondant, interne ou à l’extérieur de l’entreprise). Je me rends dans la salle de réunion et je connecte mon PC aux équipements de la salle, grand écran, barre vidéo (Logitech, Poly, Bose) ou caméra grand angle, micros (Jabra, Shure, Sennheiser). Voilà mon PC transformé en terminal de conférence pour l’ensemble de mes collègues présents dans la salle.
Un point important, la facilité de connexion : évitez les forêts de câbles à connecter sur la table et remplacez-les par un mini hub regroupant tous les appareils et connectable au PC via un câble USB. L’idéal étant une connexion USB-C qui alimente également le PC et réagit beaucoup plus vite.
Un pas en avant très important est en train d’être franchi avec le lancement de la nouvelle gamme ClickShare de Barco, la gamme CX qui permet d’accéder sans fil aux équipements. Les compétiteurs suivront rapidement puisque Mersive ou Screenbeam lancent également des solutions BYOM sans fil.
Ces solutions répondent très efficacement à 3 points :
Le budget des salles :
Le budget commence à partir de quelques centaines d’euro et permet de multiplier les déploiements dans toutes les salles de réunion
La facilité d'usage :
Le collaborateur utilise son propre PC et ses applications qu’il connait, donc pas d’apprentissage d’une interface ou d’une procédure d’usage.
La multiplication des solutions collaboratives :
La multiplication des solutions de collaboration disponibles auxquelles les collaborateurs sont confrontés au quotidien à travers les invitations reçues. Les entreprises tentent de contrôler les outils utilisés mais la plupart des solutions collaboratives peuvent être utilisées à travers un simple navigateur et transmises via des invitations emails. Il sera intéressant à l’issue de cette période de compter les solutions utilisées, fournies aux hasard par Cisco, Microsoft, Google, Kross, Zoom, Blue jeans…<br /> Seul le principe des salles Byom permettent de rallier une conférence sans se soucier d’interopérabilité.
La salle collaborative est basée sur une plateforme proposée par un des éditeurs majeurs que sont klood, Cisco Webex, Google Meet, Microsoft Teams, Blue Jean ou Zoom.
Ces espaces sont constitués d’équipements recommandés et validés par les éditeurs, certifications qui garantissent l’usage et l’évolution des équipements à travers les applications. Selon le fournisseur solution, le panel de produits compatibles est plus ou moins vaste et permet de créer des salles de tailles diverses.
Le principe de fonctionnement est basé sur la réservation des ressources via les outils traditionnels (Outlook directement ou en lien avec des plugin spécifiques) et le pilotage des sessions de réunion via des tablettes ou des écrans tactiles dans la salle.
Le respect de ces contraintes doit garantir le démarrage facile des réunions sur un principe de « One button to push » et un interfaçage plus ou moins simple avec les applications métiers de l’entreprise.
Les 3 plus majeurs :
LA GARANTIE DE FONCTIONNEMENT ET DE CONNEXION
des salles et des utilisateurs individuels dans un environnement unique sur tous les sites de l’entreprise.
L'INFORMATION DES SALLES COLLABORATIVES DANS LE SYSTÈME D'INFORMATION
global puisque la plateforme choisie l’est souvent au sommet de l’entreprise, d’abord pour un usage sur le poste de travail. Cet argument est encore plus valide dans un contexte de sécurité des systèmes d’informations puisque les outils collaboratifs des salles de réunion seront administrés et pilotés par la même politique de sécurité globale.
L'ORIENTATION VERS LA COLLABORATION
par la mise à disposition plus ou moins avancée à travers les plateformes ci-dessus d’outils de partages réels de données et d’informations qui transforment fondamentalement l’efficacité des réunions à distance.
La salle de visioconférence
est l’architecture la plus connue des 3 évoquées. Elle est l’héritière des salles historiques présentes depuis longtemps dans les entreprises. Les budgets ont beaucoup baissé et permettent de multiplier les salles disponibles mise à disposition des collaborateurs.
La salle de visioconférence doit être interconnectée avec le système d’information de l’entreprise et de réservation des espaces pour fournir le meilleur service aux utilisateurs. Les terminaux sont connectés à des applications, installés sur le réseau du client ou via des offres cloud, qui apportent les services nécessaires aux usages quotidiens. On peut citer les solutions Poly, Cisco, Klood ou Pexip.
Les arguments majeurs :
- La sécurité de l’ensemble de l’application est concrétisée par le contrôle et le pilotage de l’ensemble par l’entreprise sur son propre réseau. Elle a la possibilité d’avoir la main sur la localisation géographique de l’ensemble de l’architecture, sur son propre réseau ou dans des data centers tiers.
- La compatibilité avec un parc installé énorme utilisant des protocoles normalisés entre les différentes marques et des processus d’interopérabilité avec les solutions de collaboration citées ci-dessus.
- La visioconférence offre toute liberté possible pour créer les salles les plus diversifiées possibles qui répondent beaucoup plus précisément aux besoins des utilisateurs, comme dans le cas d’amphithéâtres ou de salles immersives.
Dans la réalité quotidienne des projets de déploiement de salle de réunion collaboratives, de visioconférence ou quel que soit le nom qu’on leur donne, nous pouvons constater que les solutions proposées ci-dessus sont souvent combinées en fonction du type d’entreprise et des budgets. En tous cas, nous pouvons être sûr que le mouvement engagé depuis quelques années va être renforcé par la crise que nous traversons et que l’individu en télétravail sera, de plus en plus, un des acteurs des choix qui seront opérés.
On pourra signaler ici que l’ensemble des volontaires au télétravail ne bénéficient pas toujours des meilleures conditions de travail possible à leur domicile. Les tiers lieux comme les bureaux de passage disséminés sur le territoire pourront certainement devenir une alternative mais ils devront aussi s’équiper pour offrir les meilleurs services possibles pour leurs clients.
Pour plus d’informations sur les solutions de collaboration, contactez VIDELIO – IEC ici :
Ce sujet vous intéresse ? Alors n’hésitez pas à consulter nos autres articles ci-dessous :
Télétravailleurs : êtes-vous bien installés lors de vos visioconférences ?
Où louer des ordinateurs portables pour préparer ses collaborateurs au télétravail ?
COVID – 19 – Quand les outils de collaboration prouvent plus que jamais leur efficacité
VIDELIO – Events vous accompagne pour faire vivre vos événements à distance !