Comment mieux optimiser notre espace de travail grâce aux Huddle Rooms ?
Les « Huddle Rooms » ont récemment fait leur apparition dans notre environnement de travail et beaucoup d’entre nous en ont déjà entendu parlé. Nous connaissons tous, bien évidemment, ces grandes salles installées dans nos entreprises qui nous servent à organiser nos réunions. Mais savez-vous vraiment ce qu’est la différence entre une salle de réunion classique et une huddle room ?
Non ? Pas totalement sûr ? Alors cet article est fait pour vous !
MAIS D’ABORD, C’EST QUOI UNE HUDDLE ROOM ?
Les Huddle Rooms sont des petits espaces de réunions conçus pour favoriser l’échange et apporter un aspect plus privé que les salles de réunions classiques. En général, elles peuvent accueillir jusqu’à 6 personnes.
Ces salles de réunion sont équipées d’outils de collaboration telles que des TBI, des écrans, micros, connexion internet […] mais aussi de technologies de collaboration. L’objectif de ces salles est d’encourager les collaborateurs à travailler ensemble, communiquer plus facilement et ainsi être plus créatifs et productifs.
POURQUOI UN TEL ENGOUEMENT POUR CES NOUVELLES SALLES ?
Depuis quelques années, on peut observer une évolution certaine quant à notre façon de travailler et notre environnement de travail. L’apparition des open spaces mais aussi la progression du télétravail font qu’il devient nécessaire d’instaurer des lieux grâce auquel chacun peut communiquer à distance avec ses collaborateurs. C’est alors qu’entre en scène les Huddle Rooms et ce, pour différentes raisons :
DES ESPACES PLUS INTIMES
Travailler dans des espaces communs tels que les Open Spaces n’est pas évident pour tout le monde. Voilà pourquoi installer des Huddle Rooms peut être une solution pour se retrouver en petit groupe et collaborer plus facilement dans le calme. Ainsi, chacune des personnes de l’équipe est plus concentrée et impliquée dans la conversation. Aussi, étant plus petites, ces salles de réunions justifient une meilleure organisation. Les entreprises peuvent en installer plus que des salles de réunions classiques, et éviter alors que les salles soient saturées en cas de réunion de dernière minute.
ENCOURAGE LE TRAVAIL D’ÉQUIPE
L’un des principaux avantages des Huddle Room est sans conteste la possibilité de pouvoir travailler, échanger et partager des informations à distance grâce aux outils technologiques installés dans ces salles. En créant ces espaces plus petits, on permet une meilleure gestion du travail entre les équipes mais aussi plus de dialogue et de créativité.
UN PRIX PLUS ATTRACTIF
Autre avantage que peut offrir ces salles de réunions, le prix. Équiper des Huddle Rooms est beaucoup plus compétitif, non pas parce que les équipements sont de moins bonne qualité mais parce que, de part leur petite taille, il est possible d’équiper jusqu’à trois ou quatre Huddle Rooms contre une grande salle de conférence. Dans notre contexte économique actuel, les entreprises tendent à trouver des moyens plus avantageux financièrement, tout en gardant bien sûr la performance des employés et une meilleure productivité.
COMMENT ÉQUIPER SA HUDDLE ROOM ?
Voici quelques outils et solutions collaboratives nécessaires pour vous aider à aménager votre Huddle Room :
- Solution de visioconférence plug-and-play compatible avec les principales plateformes de collaboration (Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts, Cisco Webex, Klood, etc)
- Simple ou double écrans UHD
- Système de présentation sans fil (ClickShare Barco, Solstice Mersive, etc)
- Caméra fixe avec objectif grand angle
- Barre de son avec micro et HP intégrés
- Système de pilotage tactile des réunions
- Écrans collaboratifs qui intègrent nativement caméra, micro et HP : Microsoft Surface Hub 2S, Cisco Webex board, Google Jamboard
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Voici quelques illustrations du travail de VIDELIO – IEC, qui a installé et équipé La Société Générale, LILLIAD, SFR, ou encore Mutuelle des Motards en Huddle Rooms :
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