Déménagement d’entreprise : comment gérer ses espaces collaboratifs et son audiovisuel ?
Les locaux dans lesquels vous êtes actuellement ne correspondent plus à vos besoins, et vous avez prévu prochainement de déménager pour des locaux adaptés ? Vous voilà lancé dans un beau projet impliquant beaucoup de réflexions sur les équipements à prévoir. Pour vous faciliter la tâche, nous vous donnons quelques conseils concernant vos espaces collaboratifs et votre audiovisuel !
Les déménagements d’entreprise, de sièges sociaux particulièrement, sont parfois complexes et comme vous le savez les habitudes de travail évoluent. Et avec eux, vos espaces et équipements doivent également évoluer pour offrir à vos équipes
une vraie valeur ajoutée qui les incitera à venir sur site grâce au confort proposé. Aujourd’hui 80% des entreprises pensent pérenniser le télétravail dans les mois à venir, cela implique selon Cisco que 98% des réunions auront à terme au moins 1 personne à distance.
De nouveaux paramètres qui vous encouragent à repenser le parcours de vos collaborateurs au sein de vos nouveaux locaux, mais également la répartition de vos espaces, vous ne pouvez plus penser vos bâtiments aujourd’hui comme vous les pensiez hier. Pour proposer une qualité de travail optimale suite à un déménagement de bureaux, il est important d’anticiper les moyens techniques à prendre en compte.
La première impression, c’est le lieu par lequel passera tous les matins vos collaborateurs à leur arrivée et où vos visiteurs seront accueillis. Ne négligez pas la première impression, il en va de votre image de marque. Aujourd’hui il existe nombreux moyens de créer la surprise : murs LED, mise en lumière, écrans, interactivité…
- Favorisez les petits espaces de réunion : les grandes salles de réunion pour accueillir plus de 10 personnes c’est terminé ! Avec la multiplication du travail à distance, vos collaborateurs ont besoin d’échanger par téléphone, via visioconférence ou autre plateforme collaborative toute la journée avec des interlocuteurs à distance. Ils auront donc besoin à plusieurs reprises dans leur journée de s’isoler. Aussi, penser à prévoir suffisamment de « petits » espaces collaboratifs pour faciliter les conversations de vos équipes et échanger rapidement avec les personnes à distance, c’est ça le travail hybride ! Aujourd’hui la majorité des réunions se font avec maximum 4 personnes sur site et autant à distance. Cela ne veut pas dire que les grandes salles de réunion sont à proscrire, loin de là, mais elles pourront être minoritaires par rapport aux plus petits espaces.
- Pensez modularité, autre solution pour répondre à cette évolution, les salles modulaires, qui, grâce à des cloisons modulables, du mobilier mobile et les bons équipements vous permettra de bénéficier d’espaces s’adaptant à vos besoins. Aménager et transformer les salles de réunions est devenu indispensable pour simplifier la collaboration, optimiser le travail collaboratif et adapter les espaces.
Profitez du transfert de bureaux pour améliorer le confort et l’accessibilité des espaces de travail. Vos collaborateurs doivent pouvoir identifier facilement les espaces collaboratifs et les zones disponibles pour pouvoir être opérationnels en 1 clic. Adapter son environnement de travail est essentiel pour une meilleure optimisation du temps et du travail.
Qualité de vie au travail, esprit d’équipe, bonne information, autant d’éléments que vos espaces de convivialité peuvent contribuer à améliorer s’ils sont bien équipés. Il ne s’agit pas là de remplacer l’humain par le digital, bien au contraire, mais de permettre grâce aux bons supports de communication de contribuer à créer le lien social. Simplifier le déploiement et la gestion des outils de collaboration facilitera la vie au travail de tous vos collaborateurs.
Une fois que vous voyez plus clair quant à la répartition des zones de votre nouvel espace, vous devez vous poser la question de l’expérience utilisateurs que vous souhaitez faire vivre à vos visiteurs sur votre site en fonction de leurs habitudes de travail – l’audiovisuel jouera un grand rôle.
COMMUNIQUER
Dans vos grands espaces de réunions tels que vos salles de conseil ou amphithéâtre, pensez à prévoir les équipements qui répondront à l’ensemble de vos besoins, que ce soit pour des réunions en présentiel, en distanciel ou hybride. Vous pouvez également imaginer créer un studio dans vos espaces pour enregistrer vos communications.
COLLABORER
Si vos collaborateurs sont présents dans vos locaux, c’est qu’ils ont vraisemblablement à travailler en équipe ou à échanger avec d’autres collaborateurs, aussi sont-ils peut être à la recherche de confort dans leur travail grâce à des équipements qu’ils n’ont peut-être pas à la maison. Cependant pour que cela soit efficace, ces solutions mises à leur disposition doivent être simples d’usage, intuitives, pour offrir une vraie valeur ajoutée et non pas se transformer en cauchemar avec des fils et des réunions qui débutent avec 10 min de retard. Innover et mettre en place des solutions collaboratives vous permettra de perfectionner et maximiser les performances de vos collaborateurs au travail.
Grâce aux deux premières étapes se dessinent petit à petit les configurations de vos nouveaux bureaux. Aussi, si vous avez déjà des équipements dans votre bâtiment existant, réalisez un inventaire de ce que vous avez et leur état de fonctionnement.
Cela vous permettra de fournir une liste complète pour éviter de devoir tout racheter inutilement. Les produits obsolètes pourront eux être recyclés.
Votre cahier des charges est maintenant presque finalisé, vous pouvez donc maintenant faire appel à un intégrateur audiovisuel comme Videlio. L’objectif est de vous aider à choisir en fonction de vos espaces, de vos usages, des habitudes de travail de vos utilisateurs, les bons équipements et les bonnes solutions pour les équiper de manière efficace.
Une fois les solutions déterminées, ce partenaire, réalisera tous les plans techniques et déterminera les prérequis notamment si votre emménagement se fait dans un bâtiment neuf.
L’installation, le paramétrage et la mise en service des équipements sur votre nouveau site sera effectué par ses équipes, qui auront pris le soin d’aller désinstaller les équipements de votre précédent site pour pouvoir les réinstaller.
Le jour de l’arrivée de vos collaborateurs, tout fonctionnera !
Un accompagnement au changement pour vos équipes pourra être prévu, de manière à s’assurer qu’ils sachent correctement se servir des nouveaux équipements proposés.
- Le contrat de service vous assure une couverture supplémentaire par rapport à la garantie proposée par les constructeurs de matériel
- Il vous permet un meilleur suivi des mises à jour des équipements
- Il vous permet de bénéficier d’une assistance utilisateurs
- Il vous assure un contrôle sur des potentiels actes de malveillance
- Avec un contrat de service, vous disposez d’une réelle rapidité d’intervention
Fort de tous ces conseils, nous vous partageons enfin, l’expérience de 3 de nos clients qui ont récemment déménagé.
Découvrez les enjeux sur lesquels nous les avons accompagnés et les solutions qu’ils ont choisies !