Edenred et Videlio : simplifier la collaboration dans des espaces de travail responsables et connectés
En déménageant son siège à Montrouge, Edenred a repensé ses environnements de travail pour offrir à ses collaborateurs une expérience de réunion homogène, fluide et durable. Aux côtés de Videlio, le groupe a mené en un temps record un projet qui concilie innovation technologique, performance d’usage et engagement RSE.
Le contexte
Face à un ancien site caractérisé par des configurations techniques hétérogènes et un taux de panne élevé, Edenred a souhaité standardiser ses espaces collaboratifs afin d’assurer la même qualité d’expérience dans chaque salle.
L’enjeu : proposer des espaces simples, fiables et uniformes, pour que chaque collaborateur puisse se connecter, partager et collaborer sans effort — quel que soit le lieu ou le type de réunion.
Le projet s’inscrit également dans une démarche environnementale forte : réutilisation du matériel existant, optimisation des ressources et intégration dans un bâtiment visant les plus hautes certifications environnementales.
Le défi
Comment équiper plus de 97 espaces collaboratifs, dont 93 salles de réunion, 2 forums, 2 salles de formation et une salle de board, en moins d’un mois, tout en assurant un déménagement, une réutilisation partielle des équipements et un haut niveau de qualité d’expérience utilisateur ?
Notre approche
Pour relever ce défi, les équipes Videlio ont travaillé en co-construction avec le bureau d’études et les équipes d’Edenred, dans une démarche centrée sur les usages et la simplicité d’exploitation :
- Définition de typologies de salles (petite, moyenne, grande) pour standardiser les équipements et les parcours utilisateurs.
- Déploiement d’un setup homogène basé sur Microsoft Teams Rooms sans fil (MTR), complété par des systèmes Rallye pour les salles complexes.
- Création d’un parcours utilisateur sans couture : sans câble, partage direct depuis l’ordinateur, avec un simple clic pour rejoindre une réunion.
- Accompagnement logistique express : démontage, transport et réinstallation en trois semaines, tout en réutilisant les écrans existants.
Les partenaires Logitech et Samsung ont contribué à la réussite du projet, en optimisant leurs solutions pour allier performance, sobriété énergétique et respect des engagements RSE.
Les solutions déployées :
- 97 espaces collaboratifs incluant :
- 39 bulles (2 à 4 personnes)
- 31 petites salles (6 à 8 personnes)
- 7 moyennes salles (10 à 12 personnes)
- 1 grande salle (19 places)
- 1 salle de conseil (20 personnes)
- 14 pitch rooms, 2 salles de formation et 2 forums modulables
- Smart Building : gestion des réservations (pads de salle + pupitre d’accueil).
- Solutions techniques principales : Logitech, Samsung, Microsoft Teams Rooms.
- Contrat de maintenance 3 ans : réactivité 24h sur les espaces stratégiques, 4 à 5 jours sur les autres.
Les bénéfices pour Edenred
Les équipes bénéficient désormais d’une expérience de collaboration fluide, uniforme et intuitive, avec des équipements fiables et standardisés sur l’ensemble du site.
Les bénéfices concrets :
- Homogénéité des usages : les collaborateurs retrouvent la même interface et les mêmes automatismes dans chaque salle.
- Démarche RSE forte : réutilisation de matériel, limitation de l’impact environnemental et optimisation des ressources.
- Réduction des incidents : moins d’un ticket technique depuis la mise en service.
- Productivité accrue : un clic suffit pour lancer une réunion, sans câble ni configuration manuelle.
Une collaboration exemplaire
Ce projet incarne parfaitement la vision d’Edenred : “Enrich connections. For good.”
En s’appuyant sur l’expertise de Videlio, le groupe a su créer un environnement de travail qui conjugue simplicité, innovation et responsabilité.
« On a pris un contrat de maintenance avec Videlio, ce qui nous permet d’avoir de la sérénité. On les a sollicités une fois, non pas pour un incident, mais pour une évolution de service. » – Damien Rousseau
« On est à 60% d’utilisation des salles, donc c’est très utilisé. Notre enjeu était d’avoir un parcours utilisateur qui soit identique dans chaque salle. » – Damien Rousseau