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Le guide ultime des événement virtuels

événements virtuels

ÉPISODE #1 

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ? 

Un événement virtuel est un événement qui se déroule à distance et lors duquel les individus découvrent la nature de cet événement et son contenu en ligne, plutôt que de se réunir en personne. Il peut s’agir de tous types d’événements : conférences, réunions, séminaires… Et le secteur de l’événementiel n’a cessé de s’émanciper, puisqu’il est désormais possible de visiter virtuellement des salons, des expositions, voir des spectacles…

De nombreux types d’événements sont facilement adaptables du physique au virtuel, comme les webinars, les conférences, les événements internes ou externes de votre organisation. Dans la grande partie des cas ces événements se ressemblent avec des orateurs connectés entre eux via des outils de visioconférence comme VKlood. Lorsque les participants de votre événement ne sont pas au même endroit, des événements hybrides se mettent en place et combinent alors présentiel et virtuel. Grâce à des solutions de streaming comme VStream chacun peut se connecter en live à l’événement ou regarder la VOD disponible juste après.

  Les éléments qui les composent :

  • Site Web de l’événement
  • Inscription à l’événement
  • Contenu de présentation en direct
  • Audio / vidéo unidirectionnel en direct
  • Question et réponse
  • Sondage en direct
  • Prise de notes / diapositives préférées
  • Contenu enregistré
  • Vidéoconférence interactive
  • Sondages de rétroaction

Pourquoi digitaliser son événement ? 

  • Accessibilité : un événement virtuel est accessible à tous ! Il n’y a pas de contrainte de déplacement ou d’espace dans le lieu de l’événement.
  • Budget : en réalisant vos événements à distance, votre organisation réduira ses coûts car le déplacement des participants ne sera pas nécessaire.
  • Force majeur : que ce soit des conditions météorologiques, une catastrophe naturelle ou plus actuellement une crise sanitaire, toutes ces situations impliquent d’annuler ou de rendre virtuel un événement.

Les principes fondamentaux restent, que ce soit pour un événement physique ou virtuel 

  • Un bon marketing ! Sans communication ciblée et efficace, la fréquentation de votre événement en pâtira.
  • Lors d’un événement virtuel, le contenu est littéralement votre événement. Que ce soit des slides ou des supports à télécharger, il est essentiel d’en proposer pour garder l’engagement des participants.
  • L’interaction est également un élément important afin que vos participants puissent échanger avec les orateurs, ou entre eux.
  • Mesurer l’engagement des participants pour prouver le succès de votre événement ! Il est fondamental de collecter leurs données afin d’activer le parcours de l’acheteur et démontrer le retour sur investissement.

  Il existe cependant quelques différences entre événement en personne et événement virtuel :

Lorsque les événements en personne peuvent attirer des participants avec une destination unique et la promesse de réseautage, les événements virtuels doivent s’appuyer sur le contenu. Il faut donc que les organisateurs soient sans cesse plus créatifs et aient recours à des technologies numériques événementielles pour capter l’attention des participants. Les événements virtuels ne pourront jamais offrir le même niveau d’interaction face à face que les événements en personne. Cela dit, il existe des moyens de réussir des événements virtuels, mais cela nécessite une planification minutieuse, d’excellentes données et de l’agilité.

Questions à poser avant de passer à un événement virtuel :

 

  • Votre agenda peut-il être traduit dans un cadre virtuel, ou un événement en personne est-il requis ?
  • Comment allez-vous suivre la fréquentation ?
  • Votre organisation dispose-t-elle d’une solution de réunion virtuelle ?
  • Votre organisation dispose-t-elle de membres du personnel capables de prendre en charge et de gérer les aspects techniques d’un événement virtuel?
  • Pouvez-vous gérer la bande passante ?
  • Vos participants ont-ils tout le matériel dont ils ont besoin pour assister virtuellement ?

Quelles sont les technologies pour héberger un événement virtuel ?

Les événements virtuels reposent sur la technologie et sur les connexions des différents participants. L’outil de visioconférence n’est pas le seul outil nécessaire au déploiement de ce type d’événements.

Le site web de l'événement

Le site web, qui doit contenir toutes les informations pratiques de l'événement, sert à sa promotion et peut également être le support de diffusion. Il a pour but d'intéresser les participants potentiels et les inciter à s'inscrire à l'événement.

L'inscription

L’inscription est votre premier outil de collecte de données, essentielle à votre événement. Elle permet aux participants de s'inscrire à des événements virtuels, de payer mais aussi de récolter leurs informations personnelles et préférences.

L'email

L'email personnalisé est un bon outil de communication si vous souhaitez toucher de potentiels participants et augmenter les inscriptions à un événement. Il permet non seulement de promouvoir l'événement mais aussi de tenir informer chaque participant.

Guide des événements en ligne et application mobile

Ici, les participants pourront choisir à quelles sessions ils souhaitent assister. Grâce à ces outils, il devient alors facile de collecter des données et visualiser le taux d’intéressement et de présence des participants. Ils fournissent aussi des outils de messagerie qui permettent aux participants de réseauter.

Les commentaires sur les événements

Recueillir les commentaires après les événements est très important pour les événements virtuels. Ils peuvent aider à prouver la portée qu'à eu l'événement, les aspects positifs et négatifs à améliorer pour l'année suivante, mais aussi qualifier les prospects virtuels et les conduire aux ventes.

Les intégrations

Les outils d'intégration servent à conserver les données des participants en un seul endroit et à analyser les informations clés issues d'événements tels que la participation à la session et l'engagement.

Comment héberger un événement virtuel ?

Les événements virtuels peuvent sembler plus compliqués à organiser. C’est en tout cas ce que pense la majorité d’entre nous. Pourtant, il faut savoir que le processus de planification est relativement similaire. La règle est simple, plus vous traitez un événement virtuel comme un événement en personne, mieux c’est !

Quelques questions à se poser pour planifier tout ça :

  • Le contenu sera-t-il en direct, à la demande ou un mix ?
  • Avez-vous créé un guide pour les participants avant l’événement qui explique comment rejoindre des keynotes, assister à des sessions et utiliser des outils de messagerie ?
  • Quels sont vos KPI pour l’événement ? Bien que vous puissiez vous concentrer moins sur les prospects acquis, vous pouvez établir des objectifs autour de l’enregistrement des sessions et des sondages de rétroaction.
  • Que se passe-t-il si vous rencontrez des problèmes de connectivité ?
  • Allez-vous facturer votre événement ou offrir un accès gratuit ?
  • Combien de temps les sessions à la demande seront-elles disponibles après l’événement ?
  • Combien de temps dureront les séances ?
  • Quels outils les participants auront-ils pour réseauter et planifier des rendez-vous ?

  Préparation et engagement des participants à un événement virtuel

Il est important d’avoir conscience que tous les participants ne savent comment fonctionnent les événements numériques. Pour cela, avant l’événement, il est préférable de créer un guide expliquant comment accéder à l’événement et aux différentes sessions. Pourquoi pas leur enregistrer également une petite vidéo d’introduction qui les éduque tout en insufflant de l’humour au contenu. Cela peut être une bonne idée qui leur offrira une meilleure expérience globale et leur permettra d’être plus à l’aise.

Tout ceci ayant bien sûr comme objectif de créer l’engagement des participants. Il faut les impliquer dans l’organisation de l’événement virtuel afin qu’ils se sentent aussi bien que lors d’un événement en personne. L’idée est de créer des sondages en direct, des sessions de questions/réponses, des réunions pour se rencontrer virtuellement est une bonne solution pour engendrer une réelle opportunité d’engagement.

Une application peut aussi vous aider à créer un vrai réseau entre participants. Grâce à elle, ils pourront se connecter facilement pour planifier des rendez-vous individuels entres eux, configurer des discussions de groupe, discuter avec des participants ayant des intérêts similaires et même faire des appels vidéo.

Les données sont toujours collectées avant, pendant et après l’événement, et peuvent être utilisées pour qualifier les prospects. Parmi les données, on compte le nombre d’inscriptions, les informations sur les participants démographiques l’inscription à la session, les tarifs d’ouverture et de clics par e-mail, les résultats du sondage post-événement, le nombre de prospects, l’intérêt d’achat, l’évaluation des sessions, les commentaires sur la session ou encore l’engagement et portée des médias sociaux.

Comment faire pivoter vers un événement virtuel ?

 

  Mettre à jour le site Web de l’événement et envoyer un e-mail aux participants pour indiquer que l’événement devient virtuel et la raison du changement

  Fournir aux participants un guide sur la façon d’assister virtuellement à l’événement

  Dans l’agenda, ajoutez des liens vers l’enregistrement de session ou la diffusion en direct

L’ajout d’événements virtuels comme stratégie numérique clé à votre programme de réunions et d’événements est une bonne idée. Alors que nous pensons souvent que les événements virtuels n’ont pas le même pouvoir d’interaction que les événements en personne, il a été démontré qu’ils ont aussi beaucoup d’avantages et sont même une réelle alternative dans certaines circonstances. Avoir un plan et la technologie appropriée en place peut offrir de nouvelles expériences intéressantes et informatives aux participants.

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